Internal Knowledge & SOP Assistant

Задача

Команда з 12 людей — маркетинг, продажі, операції. Документація існувала, але була розкидана по воркспейсах Notion, Google Docs і випадкових PDF на спільному диску. Щоразу, коли хтось питав "як ми обробляємо вхідні ліди?" або "де SOP з виставлення рахунків?", починались 15 хвилин пошуків.

Новачки витрачали перші два тижні лише на те, щоб зрозуміти, де що лежить і як що працює. Тімліди постійно відволікались на одні й ті самі базові питання. Документи були написані — просто їх ніхто не міг знайти достатньо швидко.

Що я зробив

Налаштував OpenClaw як внутрішнього асистента бази знань з повним доступом до документації команди:

1. Структурована база знань

Зібрав усі SOP, плейбуки, чеклісти та документи з процесів у структуровану папку на сервері — файли Markdown та PDF, організовані за відділами. Агент читає їх через File System Skill і може шукати по всіх за секунди.

2. Telegram-бот у командному чаті

Додав бота у внутрішню Telegram-групу компанії. Будь-хто може задати питання — агент знаходить відповідь у базі знань і відповідає з прямим посиланням на документ-джерело. Жодних здогадок, звідки інформація.

3. Реальні питання, які він обробляє щодня

• "Як ми обробляємо вхідні ліди?" — повертає покроковий SOP з leads-processing.md
• "Де процес виставлення рахунків?" — знаходить файл і цитує ключові кроки
• "Який чеклість запуску кампанії?" — видає чекліст з campaign-launch.md
• "Хто перевіряє креативи перед публікацією?" — відповідає з team-roles.md
• "Як налаштувати VPN для віддаленої роботи?" — проводить через інструкцію з налаштування

4. Чесно каже, коли не знає

Якщо питання не покрите в документації, агент прямо про це говорить: "Я не знайшов це в документації. Спробуйте запитати [відповідальну особу] або перевірити канал #ops-questions." Ніяких вигаданих відповідей.

Результат

Несподіваний побічний ефект: команда почала документувати більше і проактивніше, знаючи, що все, що вони додадуть до бази знань, миттєво стає доступним для пошуку через бота.

Технічний стек

• VPS: Hetzner CX11 (Ubuntu 22.04, 1 vCPU / 1 GB RAM) — ~$4/міс
• OpenClaw + Telegram Gateway
• ChatGPT (GPT-4o) via oAuth
• File System Skill для доступу до бази знань
• ~30 файлів Markdown + PDF-документи

Час налаштування

8 годин — більшість часу пішла на збір та реструктуризацію розрізненої документації з різних джерел. Саме налаштування OpenClaw зайняло 2 години. Тестування з командою — ще годину.